Praca zdalna stała się integralną częścią polskiego rynku pracy i od 2023 roku jest uregulowana w Kodeksie pracy. W 2025 roku obowiązują już zaktualizowane przepisy, które precyzują prawa i obowiązki zarówno pracowników, jak i pracodawców w tym modelu zatrudnienia. W artykule omówimy najważniejsze zasady dotyczące pracy zdalnej, ewidencjonowania czasu pracy oraz obowiązki pracodawcy związane z zapewnieniem odpowiednich warunków i kontroli.
Czym jest praca zdalna w świetle nowych przepisów?
Praca zdalna to wykonywanie obowiązków służbowych w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę, najczęściej w domu, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Może mieć charakter stały, częściowy (hybrydowy) lub okazjonalny (do 24 dni w roku kalendarzowym).
Pracę zdalną można ustalić już na etapie zawierania umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia, poprzez zmianę warunków umowy lub porozumienie stron. Pracodawca może też polecić pracę zdalną w szczególnych sytuacjach, np. podczas stanu epidemii lub awarii zakładu pracy.
Prawa pracowników wykonujących pracę zdalną
- Uprawnienia do pracy zdalnej
Niektórzy pracownicy mają prawo do pracy zdalnej i pracodawca nie może odmówić ich wniosku, chyba że charakter pracy lub organizacja firmy na to nie pozwala. Dotyczy to m.in.:
pracownic w ciąży,
rodziców wychowujących dziecko do 4 lat,
osób opiekujących się niepełnosprawnym członkiem rodziny lub domownika.
- Prawo do zaprzestania pracy zdalnej
Pracownik może złożyć wniosek o powrót do pracy stacjonarnej. Pracodawca powinien rozpatrzyć taki wniosek, a jeśli nie dojdzie do porozumienia, powrót następuje po 30 dniach od złożenia wniosku.
Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej
- Zapewnienie narzędzi i pokrycie kosztów
Pracodawca musi zapewnić pracownikowi materiały i urządzenia niezbędne do pracy zdalnej lub wypłacić ekwiwalent pieniężny na ich zakup i utrzymanie. Do tego dochodzą koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, które również powinny być pokryte przez pracodawcę.
- Regulamin i procedury
Pracodawca powinien wprowadzić regulamin pracy zdalnej lub zawrzeć porozumienie ze związkami zawodowymi dotyczące:
zasad pracy zdalnej,
ewidencjonowania czasu pracy,
ochrony danych osobowych,
zasad BHP i bezpieczeństwa pracy zdalnej,
sposobów kontroli pracy zdalnej.
- Zapewnienie szkoleń i pomocy technicznej
Obowiązkiem pracodawcy jest organizowanie szkoleń okresowych oraz zapewnienie pomocy technicznej umożliwiającej prawidłowe wykonywanie pracy zdalnej.
- Ocena ryzyka zawodowego i BHP
Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracodawca musi sporządzić ocenę ryzyka zawodowego dla stanowisk pracy zdalnej oraz przekazać pracownikowi informacje o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy.
- Ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy zdalnej
Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika zdalnego, obejmującą godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nadliczbowe oraz pracę w porze nocnej. Nie ma szczególnej formy ewidencji – może to być elektroniczna lista obecności, potwierdzenie e-mailem lub w komunikatorze.
Wymiar czasu pracy oblicza się zgodnie z ogólnymi zasadami Kodeksu pracy, przy czym maksymalny czas pracy nie może przekroczyć 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w pięciodniowym tygodniu pracy.
Kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę
Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, ale tylko w zakresie:
przestrzegania zasad BHP,
ochrony danych osobowych,
realizacji obowiązków służbowych.
Kontrola musi być zapowiedziana, odbywać się w godzinach pracy i z poszanowaniem prywatności pracownika oraz domowników. Nie może naruszać miru domowego.
Praca zdalna w 2025 roku to uregulowany prawnie model zatrudnienia, który wymaga jasnych ustaleń między pracownikiem a pracodawcą. Pracownicy mają prawo do pracy zdalnej w określonych sytuacjach i mogą wnioskować o jej zaprzestanie. Pracodawcy natomiast muszą zapewnić odpowiednie warunki techniczne, pokryć koszty pracy zdalnej, prowadzić ewidencję czasu pracy i dbać o bezpieczeństwo oraz higienę pracy. Kontrola pracy zdalnej jest możliwa, ale musi być prowadzona zgodnie z przepisami i z poszanowaniem prywatności.
